Întrebări frecvente

Semnătura electronică reprezintă un set de date în format electronic (nume, prenume, funcția, ori alte elemente de identificare tehnice - timp, amprenta matematică a datelor respective etc.) atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic (de exemplu un fișier PDF care conține o comandă, o cerere de concediu, un contract etc) și care sunt utilizate împreună pentru a semna.

Ca și semnătura pe hârtie (olografă), semnătura electronică are rolul de a proba acordul semnatarului față de conținutul documentului la care este atașată.

Există trei tipuri de semnături electronice:

1. Semnătura electronică (numită și simplă) – de exemplu: imaginea unei semnături de mână (olografă) introduse într-un document Word; scrierea numelui la finalul unui e-mail. Acest tip de semnătură se bucură de un nivel scăzut de încredere, pentru că nu există certitudinea că semnătura emană de la persoana care a semnat și nu conține alte elemente de siguranță care pot garanta integritatea documentului.
   
   Cu toate acestea, chiar și semnătura electronică poate oferi un grad mai ridicat de încredere, dacă îi sunt asociate elemente suplimentare de siguranță, cum ar fi:
   • amprentarea documentului în procesul de semnare
   • plasarea în timp a procesului de semnare utilizând elemente de datare verificabile
   • controlul mediului în care semnarea are loc
   • auditarea și înregistrarea anumitor evenimente din procesul de semnare
   • existența unei proceduri de verificare a identității semnatarilor (cunoașterea parolei de pe site, introducerea unui cod unic cunoscut doar semnatarului)
   • contrasemnarea finală a documentului cu o semnătură electronică calificată care confirmă autenticitatea documentul în forma sa finală.
   
   Platforma mysign utilizează parteneri care asigură toate elementele enumerate mai sus ridicând astfel gradul de siguranță al documentelor semnate și oferind certitudine asupra condițiilor în care acest tip de semnături sunt emise.
2. Semnătura electronică avansată – este o semnătură care îndeplinește următoarele patru cerințe: (i) face trimitere exclusiv la semnatar; (ii) permite identificarea semnatarului; (iii) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; (iv) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată. Acest tip de semnătură se bucură de un nivel mediu de încredere.
3. Semnătura electronică calificată – este o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat şi care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice. Acest tip de semnătură se bucură de cel mai ridicat nivel de încredere.

Semnătura electronică calificată înseamnă o semnătură electronică ce este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice (local sau la distanță). Dispozitivul utilizează un certificat calificat emis de către un prestator calificat pentru crearea semnăturilor electronice.

Termenul „calificat” se referă la faptul că certificatul este emis de un prestator calificat la nivelul UE, respectând procedurile impuse de legislația europeană în domeniu (Regulamentul eIDAS). mysign colaborează un astfel de prestator: Infocert S.p.A. Puteți verifica prezența în Registrul European al Prestatorile de Servicii de Încredere aici.

Potrivit Regulamentului eIDAS, unei semnături electronice nu i se refuză efectul juridic şi posibilitatea de a fi acceptată ca probă în procedurile judiciare doar din motiv că aceasta este în format electronic sau că nu îndeplineşte cerinţele pentru semnăturile electronice calificate. Astfel, oricare dintre cele trei tipuri de semnături electronice - simple, avansate și calificate - poate avea efecte juridice față de semnatar.

Semnătura electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe, fiind astfel semnătura electronică cea mai „sigură”. Prin urmare, înscrisul în formă electronică semnat cu semnătură electronică calificată este echivalent unui înscris sub semnătură privată.

O semnătură electronică calificată bazată pe un certificat calificat eliberat de un stat membru UE este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre.

Nu, dar obligativitatea poate depinde de domeniul dumneavoastră de activitate și de partenerii cu care interacționați. Cu toate acestea, ținând cont de tendințele de digitalizare promovate la nivelul UE la care România se va alinia, dar și de beneficiile utilizării semnăturii electronice, este recomandabilă adoptarea și utilizarea acestora.

Uniunea Europeană – eIDAS

Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă.

Obiectivul regulamentului este de a creşte încrederea în tranzacţiile electronice de pe piaţa internă europeană prin furnizarea unei baze comune pentru realizarea de interacţiuni electronice sigure între cetăţeni, întreprinderi şi autorităţile publice.

Mai multe detalii găsești aici: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/eidas-regulation

Toate tipurile de semnătură electronice oferite de mysign sunt sigure pentru că fiecare astfel de semnătură este protejată cu un sigiliu inviolabil, care vă avertizează dacă orice parte a documentului este schimbată după semnare.

În funcție de importanța și confidențialitatea documentului pe care aveți nevoie să îl semnați puteți alege tipul de semnătură electronică potrivit - pentru cel mai înalt nivel de siguranta puteți utiliza semnătura electronică calificată.

Semnătura electronică poate fi folosită oricând legea nu cere ca actul semnat să aibă forma scrisă pentru a fi valabil sau pentru a fi probat, dacă părțile își dau acordul să folosească acest tip de semnătură în relația lor. De exemplu: un contract de prestări servicii poate fi semnat cu semnătură electronică, dacă părțile semnatare au agreat să folosească acest tip de semnătură. Totodată, pentru un contract de prestări servicii de o importanță deosebită sau cu risc ridicat, semnatarii pot folosi semnătura electronică calificată.

Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice pentru întocmirea unor documente din domeniul relaţiilor de muncă (ex. aprobare cerere concediu), în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil.

Angajatorul și salariatul pot opta să utilizeze pentru semnarea contractului individual de muncă semnătura electronică calificată.

Datele utilizate în procesul de semnare sunt elemente ce asigură dovezi detaliate cu privire la procesul de semnare, ceea ce vă oferă o garanție puternică privind integritatea documentului și identitatea semnatarului.

De asemenea, în Aplicația mysign este vizibil tot procesul de semnare – cine a fost inițiatorul, ce tip de document a folosit, când anume au avut loc toate etapele semnării etc.

La mysign pachetul de semnături achiziționat este alocat organizației și nu unui anumit utilizator. Astfel ai la dispoziție flexibilitate și poți optimiza costurile foarte ușor. Cumperi un pachet de semnături și ele se pot folosi de către toți membrii înregistrați ai organizației tale, atunci când au nevoie. Nu mai este nevoie să prevezi pentru fiecare persoană și departament în parte de câte semnături va avea nevoie într-un anumit interval de timp, semnăturile se pot aloca dinamic, în timp real, la nivelul organizației. mysign nu impune limite pe numărul de documente, utilizatori, departamente sau alte elemente cu impact asupra gestiunii și semnării documentelor.